Avec l’avènement du mode Saas, les logiciels de gestion des comités d’entreprise ont évolué vers un modèle qui aujourd’hui, pour la plupart d’entre eux, intègrent aussi le site Internet du CE et la billetterie à destination des salariés de l’entreprise. Des outils qui facilitent la gestion. Zoom sur les acteurs de ce marché et leurs propositions…
De nombreuses sociétés informatiques ont vu dans la numérisation de la commercialisation des activités sociales et culturelles une manne de revenus importante. L’offre est donc large et peut sembler complexe aux élus qui – sauf exception – ne sont pas des spécialistes du domaine. Le premier conseil d’Influence CE serait – si l’entente avec la direction de l’entreprise est correcte – de s’appuyer a minima sur les informaticiens qualifiés de l’entreprise pour les accompagner dans la rédaction de leur cahier des charges et la sélection de leur partenaire. Les questions concernant les informations du CE et la sécurité des données des bénéficiaires sont aussi d’actualité avec la RGPD…
Comiteo existe depuis déjà 10 ans. La société s’est donné pour mission de dynamiser la relation entre l’offre du CE et ses bénéficiaires, par des outils dynamiques et simples à mettre en œuvre. Elle développe des applications mobiles et des plateformes web personnalisables selon le besoin de chaque comité. Comiteo propose une billetterie CE avec des prix promotionnels, dont une billetterie spécialement dédiée à Noël. Le site Internet admet plusieurs modules de chèques cadeaux de partenaires comme Leclerc, Amazon, Carrefour, Ikea, Kadeos, Cdiscount, Auchan, Kyrielle… Comitéo s’occupe de l’animation de votre site internet selon vos envies et vos disponibilités. Les équipes de Comiteo peuvent aussi se charger d’animer le site Internet du CE de façon dynamique et personnalisée : une façon de gagner du temps !
La société Admin France propose des logiciels de gestion et un site de communication aux comités d’entreprise et associations. Simples, complets et à prix accessibles, les solutions développées depuis 2004 sont bien adaptées à la gestion quotidienne des comités. Contrairement aux sociétés informatiques qui proposent un abonnement pour un accès à leurs outils en mode Saas, Admin France fonctionne par l’achat d’une license. Il n’y a donc pas de frais redondants… On retiendra la solution ‘Sagesse’ pour les petits CE ; un logiciel qui fonctionne en local, livré sur un support CD. Installé sur plusieurs postes en réseaux il permet aux CE de gérer leurs salariés et leurs familles, les prestations, les stocks, les commandes de jouets de Noël, la médiathèque mais aussi la comptabilité des 2 budgets et les flux financiers. Cette formule économique est très appréciée des CE de 50 à 200 salariés !
Côté gestion des comptes du CE, EBP, entreprise informatique de premier plan a pensé aux CE, avec un logiciel performant. En effet, EBP Compta des CE, permet de gérer simplement la comptabilité du comité d’entreprise. Les budgets AEP et ASC sont bien distincts ; il est possible d’éditer en fin d’année les états préparatoires spécifiques CE. Les échanges avec l’Expert-Comptable sont simplifiés pour la révision des comptes. L’intérêt de cette solution réside dans ses tableaux de bord personnalisables, la fourniture de statistiques sur-mesure, le suivi du chiffre d’affaires mensuel, du résultat comptable et de la marge, du solde de compte Banque et donne les états des créances clients et des dettes fournisseurs.
Delta CE propose une large gamme de solutions de gestion ; il y en a pour tout le monde ! Ses logiciels de comptabilité et de gestion permettent de gérer à la fois les bénéficiaires et les activités ; ils ont été conçus pour réduire le risque d’erreurs, et être en conformité avec l’autorité fiscale en cas de contrôle, avec la possibilité d’exporter toute la comptabilité CE au format FEC. Les logiciels Com’CE et App’CE disposent d’une interface commune pour la gestion du site internet et de application mobile CE : très pratique ! Delta CE fournit également une multitude de contenus notamment une billetterie intitulée ‘Bons Plans’CE’.
ACL Informatique est l’un des prestataires historiques des CE. Société, créée en 1982 était à l’origine spécialisée en mini-informatique. Son premier client CE, installé en 1985 lui est toujours resté fidèle et utilise aujourd’hui ACLCE Win 7 : preuve qu’ACL Informatique a réussi à adapter son offre et ses services aux nouvelles exigences et besoins des comités d’entreprise. Côté services, pour l’installation et la maintenance, ACL Informatique est structurée pour répondre aux attentes de tous les CE français, où qu’ils se trouvent. En effet, son siège social est situé à Villeneuve Loubet (entre Nice et Antibes) et dispose d’une antenne à Paris.
Zoom sur la RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données RGPD implique la mise en place de nouveaux process pour toutes les organisations au sein de l’union européenne et toutes les organisations traitant des données de citoyens européens. Cette nouvelle réglementation européenne renforce les droits des citoyens et impose certaines obligations sur la protection des données privées. Depuis le 25 Mai 2018, son application est obligatoire ! Et vous, au sein de votre CE, où en êtes-vous ? L’objectif de cette réglementation est de renforcer la responsabilité des organisations, en déployant une gestion raisonnée des données, assurant une protection optimale de ces données et être en mesure de le démontrer en documentant votre conformité. Tout commence par la nomination d’un délégué à la protection des données qui va centraliser les informations liées au respect de cette législation. Ensuite, il est essentiel de recenser de manière précise tous les traitements de données personnelles réalisées par le CE : catégories de données personnelles détenues, mode de traitements de ces données, objectifs concernant le traitement de ces différentes données, acteurs internes et externes qui traitent ces données, mode d’hébergement des données et la manière dont elles transitent au sein des infrastructures… Il est important ensuite, d’évaluer les risques et de mettre en place des chantiers pour les minimiser : entre droit d’accès, rectification des bénéficiaires et sécurité… Aussi, des procédures internes doivent garantir la sécurité des données personnelles : de vos bénéficiaires comme de vos salariés…
Trois partenaires lui permettent son déploiement, DIP, en Loire-Atlantique, Fil-NT en Alsace et OptimiCE en Rhône-Alpes. L’offre d’ACL informatique s’adapte à la taille des CE et à leurs besoins. ACLCE Win est un logiciel destiné aux CE de taille moyenne ou importante ; il permet aux CE de connaître ses bénéficiaires, gérer et optimiser les activités, suivre sa comptabilité et son budget. A ce logiciel est associé CyberCE, un site Internet qui apporte au CE sa présence sur internet et renforce sa communication avec les bénéficiaires et leurs familles. Un site haut de gamme, simple à mettre à jour. Assistan-CE2 est quant à lui plus particulièrement orienté sur la gestion du CE et dédié aux plus petits CE… ProwebCE, leader des prestataires informatiques des comités d’entreprise a déjà équipé plus de 7000 CE en solutions de gestion. Elle a été l’une des premières sociétés à proposer une offre globale et communicante, comprenant à la fois le site Internet, la gestion des offres et bénéficiaires, une billetterie complète et un logiciel de comptabilité. Les experts de ProwebCE accompagnent les CE pour animer leur site et leurs événements. A l’ouverture du site, une campagne email avec un chèque cadeau de bienvenue, permet de marquer les esprits des bénéficiaires. Pour l’administration du site, une formation complète est proposée avec les modules e-learning, des MOOC et tutoriels qui viennent compléter une formation physique, 100% personnalisée. Ensuite, l’accompagnement post projet comprend une aide à la rédaction de contenus, des jeux, la création d’une newsletter, et l’animation du site Internet du CE… D’autres solutions, comme celle de Kalidea, qui était d’abord spécialiste de la billetterie et qui propose aussi un service complet avec son logiciel de gestion du CE, 123CE. Là aussi, le CE peut gérer ses bénéficiaires, ses activités sociales et culturelles et sa comptabilité générale et analytique. La gestion et la comptabilité sont totalement intégrées, et le tout est synchronisé avec la plateforme Kalidea et les sites Internet proposés. Bref, du clé en main à prix abordable, pour un grand nombre de comités d’entreprise !
