Vous venez d’être élu en tant que CSE, une entité qui doit s’approprier de nouveaux sujets, avec des temps impartis de délégation qui vous laissent peu de temps. Un bon logiciel de gestion peut vous permettre de gagner du temps…
Comme le CSE est une nouvelle entité, il est pertinent de se poser la question de sa gestion et des outils dont vous disposez. De plus, ces dernières années, les technologies ont largement évoluées. Peut-être que votre prestataire de services informatiques a su faire évoluer son offre et que vous disposez de tous les outils nécessaires ? Peut-être que votre contrat se termine bientôt, et que jeter un coup d’œil sur les évolutions du marché pourrait vous faire faire un bond en avant en termes d’efficacité ?
En effet, ces dernières années, les pratiques informatiques ont été révolutionnées. L’intégration du web a permis une grande simplification des accès et de la mise en œuvre des services. Si l’interface quotidienne de l’utilisateur est simplifiée grâce à l’intégration du web dans les logiciels, c’est toujours à travers un ordinateur. Cependant, il n’est plus question de logiciel, mais de services en ligne. Le CSE utilisateur de ce type de services reste propriétaire de ses données qui sont stockées à distance, dans un serveur. Le travail est sauvegardé en temps réel. Avec l’avènement du web, on n’achète plus une licence qu’on installe sur un ordinateur ou un serveur local. La commercialisation est effectuée à travers un abonnement. Ces nouvelles technologies font la part belle à l’itinérance et au multi support : bref, on travaille de n’importe où et n’importe quand, grâce à des codes de connexion à la plateforme.
Si vous n’avez pas encore investi dans un outil de gestion du CSE ou s’il vous semble que vos outils sont obsolètes, il vous faudra trouver une solution… Le marché des logiciels de gestion des CSE est vaste en propositions.
Pour vous assurer de trouver la solution qui vous correspond, il vous faudra monter d’abord un cahier des charges pour définir vos besoins réels et le cadre de travail que vous souhaitez. Le trésorier du CSE doit être à même de formuler ses attentes. Forts de cette première approche, il ne vous reste plus qu’à faire le tour des prestataires de service.
Pour préciser ce que l’on appelle solution de gestion du CSE, il s’agit tout simplement d’un système dédié aux tâches des CSE et à leur organisation. Quel qu’il soit, il va gérer les bénéficiaires, les activités sociales et culturelles et la comptabilité du CSE.
Du côté des bénéficiaires, on trouvera leur données personnelles (nom, prénom, adresse physique, e-mail, situation familiale, et tous les critères sociaux tels que le quotient familial : en fait tous les critères qui peuvent être pris en compte pour différencier les droits d’accès aux activités sociales et culturelles. Ensuite, tous les éléments liés à la gestion des ayants droits pourront aussi être renseignés (enfants, conjoint, situation familiale). Le CSE pour personnaliser ses services et bien communiquer avec ses bénéficiaires introduira dans son outil de gestion, les informations professionnelles qui lui seront utile, telles que la date d’entrée dans l’entreprise, le site où le salarié travaille, etc.
A travers cet outil, le CSE devra pouvoir inscrire toutes les activités sociales et culturelles avec leurs caractéristiques. Le mode de fonctionnement du CSE pour ces activités ou une partie de ces activités va influencer son choix, à savoir par exemple si le CSE abonde sur tel type d’activité, selon quels critères sociaux…
L’outil de gestion devra pouvoir gérer les stocks de la billetterie, des commandes groupées, ou encore des chèques vacances. Pour les activités de groupe, de nombreuses variables pourront être prises en compte telles que l’inscription des salariés à cette activité et son paiement. Toutes les règles de gestion du CSE se retrouvent donc à l’intérieur du système.
Parce que gérer c’est prévoir, le CSE pourra disposer d’un outil statistique reprenant toutes les activités passées, lui permettant de préparer son budget de l’année suivante.
Outre les activités sociales et culturelles, la solution de gestion ayant enregistré le chiffre d’affaires et les coûts liés aux activités sociales et culturelles, elle pourra renseigner directement la partie comptabilité de la solution si le CSE a choisi une solution intégrée. Si ce n’est pas le cas, que les deux systèmes coexistent, il existe des possibilités pour lier les deux systèmes et obtenir une information comptable fiable.
Néanmoins, le CSE ayant deux missions : la gestion des activités sociales et culturelles et ses missions économiques, il est important que le logiciel choisi puisse bien séparer les deux missions sur le plan des chiffres.
Une fois cette distinction acquise, tout logiciel de comptabilité comporte la saisie des écritures, réparties selon le plan comptable spécifique aux CSE. On peut inclure dans ce logiciel, la gestion de la caisse, l’établissement des bordereaux de remise de chèque, les états comptables, les factures aux bénéficiaires et celles des fournisseurs. On établit à partir de l’ensemble des écritures la clôture comptable et l’établissement des comptes de résultats et le bilan. Certains logiciels de gestion CE/CSE proposent également une comptabilité analytique.
Actuellement, les solutions qui sont proposées par les sociétés informatiques spécialisées dans la gestion des CSE sont construites sous un modèle intégré et online. Ces solutions ont pour avantage d’être sûres et de faire gagner du temps au trésorier. Si les grands CSE ont généralement déjà opté pour ce type de solutions, les plus petits CSE hésitent souvent à effectuer un tel investissement. Or, c’est justement quand on est seul et que l’on dispose de peu de temps, qu’il est important d’être bien outillé… Outre le gain de temps, ces solutions apportent une meilleure gestion des données. Une vue rapide des comptes permet d’être alerté en temps réel en cas de dépassement de budget, par exemple.
Les propositions sont très nombreuses. On peut noter celles de Comitéo, d’Ekipea, ou de ProwebCE ou Pronis qui sont entièrement intégrées avec la gestion des activités sociales et culturelles et la comptabilité ; elles incluent des possibilités très sophistiquées en termes d’outils de communication. HappyCE se revendique comme une solution adaptée pour les petits CSE.
Mais quand changer sa solution de gestion et de comptabilité du CSE ?
Quelle que soit la date de clôture de votre exercice, il est possible de changer de système de comptabilité à tout moment dans l’année. En effet, les solutions actuelles sont à même de reprendre votre historique comptable et si cela n’est pas possible, vous pouvez effectuer une clôture dans l’ancien système et réaliser une balance de réouverture dans le nouveau logiciel. La reprise peut aussi être réalisée manuellement ou automatiquement, selon votre situation.
Si les propositions sont nombreuses, les prix sont très variés. Compte tenu qu’il s’agit d’abonnements, l’engagement est souvent pris pour une ou plusieurs années. Happycompta semble la solution la plus abordable financièrement (moins de 30€TTC par mois) et les prix varient jusqu’à plusieurs centaines d’euros par mois TTC, selon les prestations fournies.
Aujourd’hui, les plateformes les plus avancées assurent aussi un service de billetterie, le site web du CSE qui constitue l’interface à travers laquelle tout se joue.
Quelle que soit la sélection que vous faites, attention toutefois aux contrats, au respect de la législation sur les données personnelles et à la possibilité de sortir – techniquement et commercialement – de la solution.
