Le comité social et économique central d’entreprise se réunit au moins une fois tous les six mois au siège de l’entreprise, sur convocation de l’employeur. Il peut prendre l’initiative d’organiser des réunions exceptionnelles à la demande de la majorité de ses membres.
Comme pour le CSE, ce sont le président et le secrétaire du CSE central qui rédigent et entérinent l’ordre du jour. Celui-ci est alors communiqué aux membres, huit jours au moins avant la séance. Concernant les moyens dont disposent ses membres, les élus bénéficient des crédits d’heures dont ils disposent dans leur établissement, sauf accord contraire. Cela signifie que pour siéger au CSE central, les élus ne disposent pas d’heures de délégation supplémentaires. En cas de consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail, ces consultations sont inscrites de plein droit par l’une ou par l’autre des parties. L’ordre du jour des réunions doit être communiqué aux membres huit jours au moins avant la tenue de la réunion.
Le recours à la visioconférence pour réunir le CCE doit être déterminé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité.
Les attentes d’efficacité professionnelle concernent également le CSE et ses membres. La visioconférence évite un déplacement physique, souvent long et coûteux. Elle fait partie de la dynamique actuelle des moyens de communication nouveaux et digitaux et l’expérience est de plus en plus qualitative grâce à la vidéo et l’audio HD. Chacun communique avec les autres membres, d’une salle de réunion de son établissement : autant de fatigue en moins ! De plus, les solutions actuelles sont très simples à utiliser et il en existe même des gratuites. Et si vous avez une âme d’écologiste, vous apprécierez la visioconférence pour la limitation de l’empreinte carbone de ce type de réunion.
Néanmoins, pour une réunion de CSE ou de CSE central, il faut bien s’assurer de la qualité et de la sécurité du système. Il est vrai qu’actuellement, il existe une offre pléthorique et qu’il n’est pas facile de s’y retrouver… Voici quelques solutions.
Webex Meetings de Cisco
L’application mobile Webex permet d’organiser une réunion facilement en incluant tous les membres du CSE / CSE central et même d’autres intervenants invités. Selon la configuration de l’entreprise ou de l’établissement d’origine, chacun peut rejoindre une réunion depuis le terminal à sa disposition : téléphone mobile, tablette, ordinateur portable, système vidéo, tout en profitant d’une expérience homogène. Les documents peuvent être partagés par écran. L’organisateur peut même enregistrer la réunion pour permettre une consultation ultérieure. L’utilisation est vaste. Si vous avez de nombreux participants, aucun problème : vous pouvez réunir plus de 40 000 personnes.
Les forfaits sont accessibles : pour un forfait starter comprenant jusqu’à 50 participants, un nombre illimité de réunions jusqu’à 24 heures, 5 Go de stockage dans le cloud, l’enregistrement des transcriptions, le partage d’applications et de fichiers, le lien personnalisable vers la salle de réunion personnelle, l’intégration de Webex Meetings avec d’autres applications, la gestion des utilisateurs, les contrôles administratifs et l’assistance client aux heures d’ouverture : il faut compter 12,85€ par mois et par hôte.
Plus d’infos : www.webex.com
Zoom
Cette solution simplifiée de visioconférence et de messagerie fonctionne également sur tous types d’appareils de façon simultanée. La simplicité du fonctionnement permet une adoption rapide avec des capacités de réunion qui offrent un moyen facile de démarrer une réunion, s’y joindre et collaborer. Les Réunions Zoom se synchronisent avec votre système de calendrier et offrent une visioconférence d’entreprise simplifiée de votre ordinateur de bureau à votre appareil mobile. Le système permet de d’enregistrer vos réunions localement ou sur le cloud, de consulter les transcriptions générées par intelligence artificielle, et de capturer vos notes et mesures prioritaires. Pour la sécurité, un chiffrement de bout en bout est assuré pour toutes les réunions. La sécurité des utilisateurs est basée sur les rôles, elle est protégée par mot de passe. Il existe aussi une solution de personnalisation de la salle, avec la mise en attente de participants. Le forfait pro est à 13,99€ par mois et par animateur.
Plus d’infos : zoom.us
GotoMeeting
Cette solution est idéale pour les réunions en ligne. Elle permet de rejoindre, héberger et gérer instantanément une réunion vidéo, audio ou Web depuis votre salle de conférence, votre bureau ou tout emplacement distant via votre Mac, PC ou appareil mobile. La sécurité est garantie par des fonctions avancées en option comme la connexion SAML SSO requise. Vous pouvez gérer les utilisateurs et leur accès aux fonctionnalités des produits en toute transparence. Pour les addicts à l’Iphone et aux ordinateurs Apple, vous pouvez débuter ou rejoindre une réunion en ligne en un instant en posant simplement la question à Siri ! Plus besoin de prendre des notes lorsque vous organisez une réunion en déplacement ; l’enregistrement sur cloud est désormais disponible dans l’application mobile GoToMeeting. Cette application de réunion en ligne a reçu la note globale la plus élevée sur iOS et Android. Deux formules, l’une à 19€/ mois et la deuxième à 29€ par mois sont plutôt bien adaptées aux réunions de CSE / CSE central.
Plus d’infos : www.gotomeeting.com
Microsoft Teams et l’environnement Microsoft
Comme vous l’avez sans doute déjà remarqué, Microsoft offre tout un panel de solutions pour collaborer. Donc, si vous penchez pour une solution globale, incluant tous les services et applications du CSE, c’est vrai que Microsoft permet de tout gérer. Néanmoins, il faudra un informaticien dans l’équipe, car tout connecter demande un certain savoir-faire.
Office 365 permet de communiquer, collaborer et faire plus avec des applications intégrées dédiées. Lorsque vous choisissez les applications et services Office 365 que vous allez utiliser, pensez au travail que fait votre organisation et aux types de conversations que doivent avoir vos équipes.
Teams est un outil central pour le travail d’équipe qui permet une conversation directement où le travail se fait, qu’il s’agisse de rédiger en commun un document, d’avoir une réunion ou de travailler ensemble dans d’autres applications et services.
Les autres applications Microsoft…
SharePoint pour les sites, portails, services de contenu intelligents, l’automatisation de processus métiers et la recherche dans l’entreprise. SharePoint place le contenu au centre du travail d’équipe, rendant tous les types de contenu facilement partageables et accessibles entre les équipes. Une intégration étroite à Outlook, Yammer et Teams permet une collaboration sur du contenu homogène entre les expériences de conversation.
OneDrive Entreprise pour stocker des fichiers et les partager avec les personnes qu’un utilisateur invite. Le contenu qu’un utilisateur enregistre dans OneDrive Entreprise est privé jusqu’à ce qu’il le partage avec d’autres personnes, ce qui en fait la meilleure option pour stocker les documents personnels et d’ébauche qui ne sont pas destinés ou prêts à être partagés.
Yammer pour connecter les personnes de l’organisation. Proposez des initiatives à l’échelle de l’entreprise, partagez les meilleures pratiques et créez des communautés autour de sujets d’intérêt, domaines ou pratiques communs. Échangez des idées pour favoriser des discussions ouvertes avec les personnes de l’entreprise.
Les applications Office sont tous les outils familiers que les personnes connaissent et utilisent régulièrement, incluant Word, Excel, PowerPoint et OneNote.
Plus d’infos : microsoft.com
