Les Comités d’entreprise et les IRP en général, font de plus en plus souvent appel à des entreprises extérieures pour rédiger leurs comptes rendus de réunion.

Le marché des CR : une histoire assez récente

Si l’on revient sur l’histoire de ce « marché » des comptes rendus de réunion, on s’aperçoit encore une fois, que c’est l’offre qui a créé la demande. En effet, c’est en 1991 qu’Antoine Bello et François Lamotte – à l’époque tous deux étudiants – eurent l’idée de démarcher les conseils d’administration et les services de communication financière des grands groupes pour rédiger leurs comptes rendus de réunion. C’est ainsi qu’ils créèrent Hors-Ligne (devenue par la suite Ubiqus), une société qui mit quelques temps à démarrer. Ils furent d’ailleurs, et pendant plusieurs années, eux-mêmes rédacteurs.

Dans les années 2000, cette société connut un véritable essor et commença à se diversifier vers les comptes rendus de réunion sociales (CE, CHSCT…) et autres réunions internes ou externes des entreprises ou administrations ; elle exporta alors ce savoir-faire, notamment en Grande-Bretagne et aux Etats-Unis. C’est à ce moment qu’elle devint Ubiqus.

Parallèlement, sur le marché français, Ubiqus fit des envieux et se développèrent alors plusieurs entreprises concurrentes. A ce jour, ce sont une dizaine d’entreprises qui couvrent le marché des comptes rendus de réunion des IRP. Un grand nombre de rédacteurs indépendants, peut-être plusieurs centaines, proposent également leurs services dans ce domaine.

Les comités d’entreprise se doivent d’exister au sein de toute entreprise privée, à partir de 50 salariés. Le budget de fonctionnement du CE est versé à celui-ci par l’entreprise et représente 0,2% de la masse salariale. Dans le secteur public, ce sont les comités techniques paritaires qui font office de comités d’entreprise. Aujourd’hui, ce sont environ 30 000 IRP de toutes tailles, qui sont constituées en France. Parmi ces IRP, on peut constater qu’en général, ce sont ceux d’entreprises de plus de 200 salariés qui font appel à des entreprises extérieures. Et sur ces 8 000 CE, moins d’une IRP sur deux fait encore appel à une entreprise extérieure pour rédiger le compte-rendu de réunion. Le marché reste donc encore ouvert…

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Pourquoi faire appel à une entreprise extérieure pour la rédaction des comptes rendus ?

La première raison concerne la disponibilité des élus. Concrètement, une réunion de CE peut durer de 2h à une journée complète. Déjà, pendant la réunion, il est difficile d’être un participant actif et de prendre les notes essentielles à la rédaction du compte-rendu. Ensuite, la rédaction d’un compte-rendu détaillé prend du temps et constitue une tâche assez complexe. Aussi, la notion de temps est un élément essentiel à prendre en compte. En effet, le compte-rendu doit être rédigé et validé pour la réunion suivante, lors de laquelle le PV devra être approuvé.

La deuxième raison est la neutralité et la fidélité essentielles pour une rédaction de qualité. Les propos de chaque partie doivent être respectés, surtout quand les négociations sont serrées… La formulation des dire de chacun se doit d’être objective. Cette objectivité d’une société extérieure permet d’accélérer l’approbation des PV et contribue, de fait, à la simplification du dialogue social. Lors de Plans de sauvegarde de l’emploi, il est indispensable d’obtenir des PV ultra rapidement : dans ce cadre là, certaines sociétés proposent de remettre une synthèse directement en fin de réunion.

La troisième raison relève de la rapidité d’exécution et de la fiabilité de la structure. La qualité du compte rendu dépend directement du niveau rédactionnel des personnes en charge de la mission. Passer par un prestataire extérieur permet de garantir l’homogénéité de la qualité des comptes rendus.

Sur le plan du coût, les IRP ont davantage intérêt à passer par une entreprise extérieure car cela leur évite de payer à leurs frais le salaire et les charges d’une personne dédiée. Plan social pour les CE ou accident pour les CHSCT sont déclencheurs de réunions extraordinaires. L’activité n’est donc pas linéaire et les IRP ont besoin de personnes qui répondent ‘présent’ pour toute réunion.

Un compte rendu… des comptes rendus !

La loi oblige le comité d’entreprise à produire et faire valider le procès-verbal de toute réunion d’une instance représentative du personnel. Mais ce procès-verbal peut prendre différentes formes. Il peut être sous forme de « mot à mot », c’est-à-dire une retranscription exhaustive de l’ensemble des paroles échangées lors de la réunion ; il peut également prendre la forme d’une synthèse quand la relation entre élus et direction de l’entreprise est détendue. Quelle que soit la forme choisie, la qualité rédactionnelle est essentielle.

La forme des comptes rendus a aussi évolué au fil des ans par l’arrivée des nouvelles technologies de l’information. Aujourd’hui, chaque CE décide de son modèle et réclame la mise en page qui sied avec son image. Pour informer les salariés, il n’est pas rare à présent qu’un CE demande une synthèse très courte des réunions, sous forme de flash info, qu’il pourra diffuser rapidement aux salariés.

Parole à Grégoire Le Bideau, Directeur des opérations d’Ubiqus.

Les instances sociales, cela reste encore très franco-français. En revanche, comme la loi française impose aux entreprises françaises, dont l’effectif est supérieur à 1000 salariés en France et au moins 150 salariés à l’étranger notamment en Europe, de mettre en place un Comite d’Entreprise Européen (CEE). Cette instance est très intéressante. Ses membres peuvent proposer leur vision stratégique et globalement, elle permet d’harmoniser le dialogue social au sein d’une même entreprise.
Il est important de pouvoir apporter un service d’interprétariat dans ces réunions et de bénéficier des compétences nécessaires pour la traduction des comptes rendus. C’est ce que propose aussi Ubiqus.

Ubiqus travaille avec plus de 1 500 institutions représentatives du personnel. Les comptes rendus des réunions sont effectués par plus de 100 rédacteurs salariés, dont 40 en Province, pour couvrir le territoire national
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Quelques conseils pour écrire soi-même un compte-rendu de réunion

Parfois les élus des Comités d’entreprises n’ont pas le choix, ils ne peuvent sous-traiter la rédaction du compte-rendu de réunion. Voici quelques conseils à leur endroit…

Le compte-rendu d’une réunion de CE est un document professionnel. Il doit rapporter objectivement les propos échangés. Une fois rédigé, ce compte-rendu est diffusé à l’ensemble des personnes présentes lors de la réunion. Il doit être approuvé à la majorité en tant que Procès-verbal lors de la réunion suivante. Cette trace écrite est aussi utile pour les absents à la réunion. Les salariés y ont accès une fois approuvé par le CE.

Sur la forme, la voix passive est employée. Le rédacteur doit retranscrire avec neutralité, objectivité et fidélité les propos pris en note (ou enregistrés) lors de la réunion.

La date et le lieu de la réunion, le titre, le nom et la fonction des personnes présentes et absentes, la date de rédaction du compte-rendu, le nom du rédacteur et sa fonction doivent être indiqués sur la première page. Une phrase d’introduction doit indiquer l’heure de la réunion et annonce l’ordre du jour, c’est-à-dire les différents thèmes abordés.

Les débats doivent être restitués dans un ordre chronologique, sauf s’il est convenu de faire une synthèse thématique. Les échanges entre les intervenants sont rédigés sous une forme convenue : soit du mot à mot, soit une reformulation simple, soit sous forme de synthèse.

Dans la conclusion sont notées les décisions prises ou les votes. L’heure de fin de la réunion est précisée. S’il y a lieu, la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion sont indiqués.

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