Tout CE, qu’il œuvre dans une PME ou un grand groupe, fonctionne en quelque sorte comme une entreprise dans l’entreprise. Une de ses missions quotidiennes repose sur la gestion des ASC ou Activités Sociales ou Culturelles. Cette gestion, à laquelle s’ajoute la lourde tâche de la tenue des comptes (rappelons que lorsqu’un salarié s’inscrit à une activité proposée par le CE, il génère des écritures comptables), peuvent devenir chronophages, voire dépasser le cadre des compétences attribuées au trésorier du CE. D’où la nécessité pour ce dernier de s’appuyer sur un logiciel de gestion.
Pourquoi faire appel à logiciel de gestion
Dans les faits, les trésoriers des CE doivent composer avec une comptabilité spécifique et complexe, incluant la séparation des budgets et la gestion des Activités Sociales et Culturelles (ASC). Les éditeurs de logiciels, partant de ce constat, ont ainsi créé une brèche sur le marché en mettant en production des logiciels de gestion conçus exclusivement pour les CE. Il s’agit de progiciels intégrés, dont l’ergonomie, l’accessibilité et la complétude (regroupant à la fois les volets comptables et ASC) participent au succès de l’offre auprès des élus.
Si les logiciels dédiés CE sont d’abord achetés pour gagner du temps, ils offrent en outre l’avantage de participer à l’optimisation de la politique sociale du CE. L’utilisateur a en effet accès au listing des bénéficiaires de subventions et des autres. Il peut aussi prioriser les subventions en fonction de critères précis, comme par exemple un nombre de points attribués à chaque salarié. Sur le plan comptable, on l’a dit plus haut, l’élu voit facilitée sa mission de tenue de comptes. Quant à l’expert-comptable du CE, il accède facilement et quand il le souhaite aux comptes du CE via internet. Sortir un état financier en réunion se fait en un clic, ce que ne permet pas un tableur Excel ! De même, le salarié profite d’internet pour visionner la page du CE et s’informer des avantages et activités que lui propose son CE.
En clair, un logiciel de gestion dédié CE soulage l’activité des élus et devient par là même un réel outil de communication et une vitrine efficace. Seules conditions : préciser ses besoins au préalable et se faire accompagner dans l’implémentation du logiciel.
Les 5 fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion CE
✔Gestion des ayants droit : gérer la liste des salariés, leurs droits et avantages et mesurer leurs participations à la vie du CE en consultant leurs historiques. Objectif : avoir une visibilité pointue de l’activité des ayants droit et permettre aux élus de cibler leur action auprès d’eux.
✔Emailing : établir des campagnes d’emailings en fonction des moments de communication.
✔Justificatifs d’achat : le salarié met en ligne les justificatifs des achats subventionnés par le CE. L’élu valide et le remboursement se fait automatiquement sur le compte du salarié. Gain de temps et dématérialisation assurés !
✔Comptabilité : système de catégorisation des dépenses et des achats, émission automatique du journal, grand livre, compte de résultat et bilan. L’exercice comptable de l’élu est facilité.
✔Gestion des clubs : création d’une section dédiée aux clubs qui participent à l’animation du site.
