La gestion des activités sociales et culturelles est bien souvent la partie des attributions d’un CE pour laquelle il y a le plus de volontaires. Mais attention, la question des avantages en nature est souvent éludée et les recommandations de l’URSSAF méconnues.
Pour un respect des règles attendues par l’URSSAF, celle-ci édite une information complète et détaillée, dans la lettre ACCOSS, disponible sur son site. Cette lettre précise pour l’ensemble des activités lesquelles sont soumises ou non à cotisations sociales, et sous quelle limite.
La valeur des bons d’achats par exemple doit pour cette année 2016 être inférieure à 161 € par événement prévu et autorisé ; n’oubliez pas que la fête du personnel ou celle du printemps sont soumises à cotisation.
Les évènements non soumis à cotisation sociale sont les suivants : la naissance ou l’adoption, le mariage ou le Pacs, la retraite, la fête des mères et des pères, la Ste Catherine et la Saint Nicolas, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile, la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants ayant moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve sous réserve de la justification du suivi de scolarité). Attention, ce montant est révisé annuellement en janvier puisqu’il correspond à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.
Attention cependant, certaines tendances récurrentes dans les contrôles obligent à davantage de rigueur…
Les chèques vacances : lorsque le CE aide les salariés à acquérir des chèques vacances, sans participation de l’employeur, il doit pouvoir fournir les listes d’émargement de ces chèques vacances sur l’ensemble de la période couverte par le contrôle. Le contrôleur s’assurera ainsi du caractère collectif de l’opération.
Une vigilance s’impose aussi aux modalités d’attribution, car tout caractère discriminatoire de la distribution lui fait perdre son caractère d’activité sociale et culturelle et conduit à requalifier l’activité sociale en complément de rémunération comme par exemple, l’appartenance à une catégorie professionnelle, une ancienneté au travail,… Leur montant serait donc réintégré dans l’assiette de cotisations sociales.
Les frais professionnels: pour les dépenses de restaurant et frais kilométriques engagés par le CE, veillez à préciser systématiquement l’identité des bénéficiaires, ainsi que l’objet afin de justifier leur caractère professionnel. Le contrôleur pourra vérifier aussi que l’attribution de titres restaurant aux salariés ne peut se cumuler au financement des repas par le CE.
Les bons d’achat et cadeaux en nature : les bons d’achats et cadeaux en nature alloués aux salariés doivent faire l’objet de listes d’émargement. A défaut, le contrôleur ne pourra pas s’assurer du caractère collectif et non discriminatoire de la distribution. Il en va donc ainsi pour chaque activité ouvrant droit à distribution et sur l’ensemble des années susceptibles d’être contrôlées. A défaut, toutes ces opérations pourront être réintégrées dans l’assiette des cotisations.
Au vu des nouvelles obligations comptables et des renforcements des contrôles URSSAF, des procédures strictes s’imposent, à des fins de transparence et de sécurité. Le CE n’est pas directement redevable des charges sociales liées aux prestations qu’il verse car ce sont l’employeur et le salarié (via un prélèvement opéré par l’employeur sur son salaire) qui doivent les verser. Compte tenu des complications que cela génère, nous vous invitons à ne proposer à vos salariés que des activités non soumises à cotisations.
Elodie SCEMAMA BENHARROUS – 01 42 25 30 30 – info@groupe-legrand.com –
Expert-Comptable Associé GROUPE LEGRAND : <www.groupe-legrand.com>
