A l’heure où la digitalisation des services impacte toutes les entreprises, en interne, ce sont tous les services et désormais, les instances qui sont également concernés. Le comité social et économique (CSE) utilise de plus en plus de logiciels de gestion pour se faciliter le quotidien et par extension, celui de ses bénéficiaires. Les CSE se dotent aussi de plateformes et sites dédiés, histoire d’avoir une démarche totalement digitalisée mais aussi de jouer la carte du temps réel pour leurs bénéficiaires.
Digitaliser un CSE : une démarche qui s’anticipe
Lorsqu’on décide d’aller plus loin que l’achat ou l’utilisation en libre accès de logiciels de gestion, il s’agit de se poser et de repenser la totalité de ses besoins. Se doter d’une plateforme ou d’un site web en tant que CSE impose de lister les fonctionnalités utiles à la fois aux équipes du CSE comme aux collaborateurs. Digitaliser un CSE apporte de la transparence sur le fonctionnement du comité et crée une économie de la confiance. Cela redonne toute sa légitimité au CSE. Mais pour que digitalisation rime avec efficacité et pérennité, il faut respecter quelques conditions.
D’abord, il convient d’assurer un égal accès et une même qualité de service à tous, quel que soit l’endroit d’où se connecte le bénéficiaire. La meilleure réponse : combiner plateforme web et présence physique pour garder le lien, essence même du CSE. Ensuite, il faut que la digitalisation pour les salariés soit source de facilité et de gain de temps. A titre d’exemple, dématérialiser la procédure des chèques cadeaux peut donner lieu à la mise en oeuvre d’un dispositif intuitif pour le collaborateur. Cette simplicité conduit à davantage de transparence dans les règles de fonctionnement du CSE, pour créer la confiance, fondement de toute transformation digitale. Tous les droits sont individualisés et chaque collaborateur peut y accéder en un minimum d’opérations. Outre la partie réservation, remboursements…, la plateforme digitale du CSE est également un formidable outil pour communiquer. Avec un site internet, informer les salariés sur la vie du CSE devient en effet plus simple ! Vous pouvez notamment informer simplement les salariés sur les futures réunions, les actualités de l’entreprise, et les avantages offerts par le CSE (promotions sur voyage, sorties de groupe, cadeaux de fin d’année…).
Quelques conseils pour une plateforme CSE au top
- Présenter l’entreprise et afficher les dernières actualités sur la page d’accueil
- Afficher les futurs événements sur le calendrier de votre site internet tels que des réunions, des rendez-vous culturels organisés par le CSE.
- Prévoir une newsletter CSE mensuelle qui sera envoyée aux salariés
- Mettre en consultation libre ou privée des comptes rendus ou des rapports internes (à télécharger en toute sécurité).
- Prévoir de verrouiller l’accès de certaines pages par mot de passe et d’en donner l’accès uniquement aux membres du CSE
- Intégrer des galeries d’images et vidéos qui permettent d’immortaliser les moments passés entre collègues de travail.
- Créer le site du CSE aux couleurs de l’entreprise en y ajoutant votre logo et celui des syndicats présents.
Le logiciel CSE collaboratif : un choix stratégique pour l’instance
Se doter d’un ou plusieurs logiciels pour un CSE n’est pas une décision sans conséquence. Cela a un coût non négligeable. Il faut aussi penser à la maintenance et aux mises à jour des différentes solutions. D’où l’intérêt des logiciels développés en mode SaaS.
Deux types de logiciel pour répondre aux besoins des CSE
En tant que CSE, vous pouvez faire le choix soit d’un logiciel sur poste, soit d’un logiciel en ligne (installation full web).
Le logiciel sur poste consiste en l’achat d’un logiciel sous forme de licence ; le logiciel est installé sur le(s) ordinateur(s) (licence pour un poste ou licence partagée). Cette solution est de moins en moins utilisée car elle présente un certain nombre d’inconvénients : elle demande notamment des moyens importants en termes de temps et d’argent. Ce n’est donc pas une solution adaptée aux petits et moyens comités d’entreprise ainsi qu’aux CSE aux règles de gestion simple. Ce type de solution présente également des difficultés concernant la sauvegarde et la mise à jour, et des difficultés encore plus importantes concernant l’interfaçage avec un site web.
Le logiciel full web : l’outil est disponible 24h/24, 7j/7 et depuis n’importe où. Seule une connexion internet est nécessaire, l’accès se fait depuis un navigateur. Ce type de logiciel permet aussi d’inclure un certain nombre de services comme la vente ou la réservation en ligne. Aussi, les mises à jour sont beaucoup plus simples à installer tout comme l’installation initiale. Le logiciel full web permet l’intervention de prestataires à distance, comme l’expert-comptable. Cette technologie est exploitable quelle que soit la taille ou la nature du CSE. Elle va souvent de pair avec le modèle SaaS (Software as a Service), modèle dans lequel le logiciel est loué sous forme d’abonnement. Vous pourrez aussi moduler le prix du logiciel selon les fonctionnalités que vous souhaitez y intégrer. Idem, vous pourrez ajouter de nouvelles fonctionnalités en cours d’utilisation. Bref, le logiciel en mode SaaS est synonyme de liberté pour les CSE.
Se faire accompagner
Dès l’implémentation initiale, jusqu’au SAV, il est important de se faire accompagner par un expert. Un point sur lequel là encore un prestataire de choix peut vous aider.
Un acteur comme Delta CE affirme que face à un changement, 10 % des personnes seront automatiquement pour celui-ci, 10 % contre, et 80 % auront un avis neutre. Dans une dynamique de changement de logiciel (ou de première utilisation d’un logiciel CSE), il ne faut pas se concentrer sur les 20 % ayant un avis tranché mais sur les 80 % restants afin de les faire adhérer à votre projet. Ainsi, il est important de faire adhérer tous les membres du CSE au processus de décision.
Avoir une offre cloisonnée
Chaque CSE est différent et a des besoins différents, notamment sur le plan de la comptabilité et de la gestion. Delta CE se démarque sur son marché en proposant justement des logiciels adaptés à toutes les problématiques d’un CSE : solution Compta’CE, qui facilite la logistique de la billetterie, grâce à une visibilité en temps réel du nombre de places restantes et l’automatisation des écritures comptables ; logiciel de gestion CE permettant de paramétrer avec autant de combinaisons que vous le souhaitez les informations sur les bénéficiaires et les critères d’attribution ; Com’CE et App’CE qui vous permettent de gérer à la fois votre site internet et votre application mobile CE, via une gestion commune.
Le vote électronique et les logiciels adaptés
Depuis la loi Travail du 8 août 2016, les employeurs d’au moins 11 salariés peuvent désormais, en l’absence d’accord le prévoyant, recourir au vote électronique pour organiser les élections professionnelles au sein de l’entreprise. Il appartient alors à l’employeur de fixer les modalités du déroulement du scrutin dans un cahier des charges respectant les règles légales relatives au vote électronique. Parmi ces règles, on peut citer notamment l’obligation d’assurer la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. Dès lors, plusieurs prestataires informatiques se sont mis en ordre de marche pour proposer des solutions adaptées au CSE dans le cadre de l’organisation d’un vote électronique.
Quelques prestataires reconnus en matière de vote électronique
Paragon Elections est le seul acteur du marché à être en mesure d’intégrer toutes les étapes de votre élection. Pour l’équipe Paragon, la priorité est donnée à l’accompagnement des Clients dans la gestion de leur élection. Vote électronique par internet, dépouillement des bulletins de vote papier, vote mixte, génération des résultats officiels, attribution automatique des sièges, Paragon propose une solution en pleine conformité CNIL, innovante et éprouvée. Alphavote se positionne également très bien sur le marché avec une solution de vote électronique complète et pertinente. Mise à disposition d’un chef de projet RH dédié, mise à jour de la plateforme de vote en fonction des évolutions législatives, un accent mis sur la sécurisation des données, vote internet exclusif ou vote multicanal, suivi des résultats…, Alphate vous garantit une pleine réussite de vos élections professionnelles. Autre partenaire de choix en matière de vote électronique : Neovote. Organiser des scrutins dans le respect des obligations légales, en utilisant les moyens les plus adaptés afin de maximiser la participation et d’éviter tout incident, c’est le métier exercé par Neovote depuis plus de 8 ans. Pour assurer la réussite de chaque scrutin, l’entreprise mobilise son expertise des processus de vote dans leur triple dimension juridique, opérationnelle et technique.
Le recours au vote électronique : gain de temps et d’efficacité pour les CSE
Dans le cas où le processus d’organisation des élections est intégralement pris en charge par une interface web, on constate que ce nouveau média de vote transforme un processus chronophage, en un acte simple et efficace, pour ainsi permettre aux entreprises de se concentrer sur l’essentiel : le dialogue social. D’abord, les salariés disposent de plus de temps pour voter et peuvent voter où qu’ils se trouvent. Un argument qui permet de lutter contre la désaffection des bureaux de vote lors des élections professionnelles. Autre point, le vote électronique sécurise les opérations électorales, un enjeu majeur depuis la loi du 20 août 2008, qui assoie notamment la représentativité des organisations syndicales sur l’audience obtenue au premier tour des élections professionnelles. En facilitant le vote pour le plus grand nombre, le vote électronique augmente la participation, et contribue à une plus grande représentativité des élus. Il permet enfin de consulter plus fréquemment les salariés. Bref, le vote électronique s’inscrit dans la démarche plus globale de digitalisation des instances de l’entreprise. Il vise de ce fait à simplifier le quotidien des CSE.
Zoom sur les nouvelles offres digitalisées pour les CSE
Deux nouveautés phares dédiées aux CSE
– les cartes cadeaux dématérialisées Carrefour : En 2018, vous pouvez désormais commander vos Cartes Cadeaux Carrefour en ligne ! Vous pouvez choisir de les recevoir physiquement à votre société ou bien de choisir le support e-Carte Cadeau et envoyer vos cartes par mail, directement au bénéficiaire.
– advanGO : une plateforme de services web pour CSE nouvelle génération lancée par HELFRICH. Outre ses outils de communication, de gestion et de comptabilité, cette plateforme propose un Espace Privilèges, unique avec des offres exclusives : billetterie, vacances, voyages, équipements de la maison, high tech, sports et loisirs. Accédez à des produits négociés par la société HELFRICH auprès de partenaires privilégiés.
Les applications qui font le bonheur des CSE
Pouvoir réserver son spectacle ou son voyage de n’importe où, en un simple clic avec son smartphone, c’est le rêve de tout salarié ! Alors, en tant que CSE, on mise sur le développement d’applications dédiées et innovantes. Petit tour d’horizon.
Véritable outil de communication, l’application mobile App EAZY CE, développée par Delta CE, est une passerelle digitale entre le comité d’entreprise et les bénéficiaires.
Comiteo crée votre site web et surtout vous propose un panel de solutions pour l’animer dans la durée grâce à la diffusion de newsletters, de vidéos, d’informations ciblées ou de prises de parole sur votre marché…
Chlorophyll Vision vous propose une application complète et pertinente avec un rubricage adapté : A propos, Actualités, Catalogue des prestations, Sondage, Formulaire de contact, Formulaire de réservation, Notification push pour informer vos ayants-droits de nouvelles prestations, de places libres…
