Avec les évolutions législatives en termes de comptabilité, la multiplication des activités sociales, vos besoins informatiques sont de plus en plus importants. Influence CE passe en revue les tendances dans le domaine logiciel.
Agir méthodiquement et se poser d’abord les bonnes questions
Votre CE démarre ou vous avez des milliers d’adhérents… Vous avez ou non des salariés. Vous recherchez la simplicité pour gagner du temps ? Posez-vous les bonnes questions avant d’effectuer un choix, cela vous évitera les déconvenues…
Ainsi la première étape sera de définir vos besoins informatiques, de prendre du recul sur les compétences internes nécessaires à l’utilisation de vos nouveaux outils et les services que vous attendez de vos prestataires.
Il est important de vous demander aussi s’il est oui ou non important pour vous d’avoir un interlocuteur qui connaît vos contraintes spécifiques, notamment en termes de disponibilité horaire à votre mission d’élu.
Ensuite, vous pourrez vous questionner sur vos modes de travail – sur site ou à distance, le niveau de partage d’information dont vous avez besoin avec vos collègues élus, etc.
Un CE bien connecté
Vous souhaitez communiquer efficacement avec les salariés de votre entreprise ? Mettez sur le papier tous vos souhaits de communication : individuels et collectifs, par mail ou sms, automatiques ou ponctuels. Cela vous permettra de bien expliquer à vos interlocuteurs vos attentes.
Pour les relations avec votre expert comptable, n’oubliez pas de préciser la façon dont vous travaillez avec lui : par un accès direct ou par envoi de fichier…
Acquisition de licence ou location ?
Dans le fonctionnement avec vos prestataires, vous pourrez soit acheter un logiciel, qui sera intégré à votre système informatique, soit louer un logiciel avec un forfait d’abonnement mensuel.
Compte tenu de la rapidité d’évolution des technologies, mieux vaut garder un maximum de souplesse : la location permet une flexibilité optimale. Mais attention, le contrat doit prévoir à l’avance les éventuelles augmentations de prix et un accès suffisamment long à vos informations au cas où vous cessez cet abonnement.
Et si vous optiez pour une solution complète, clé en main ?
Certaines sociétés vont vous proposer de prendre en charge la totalité de vos besoins informatiques : du matériel – PC de bureau, PC Portable, Serveur, système d’impression, de sauvegarde, de sécurité… à la proposition, l’installation et la maintenance des logiciels, en passant par la formation et pourquoi pas le financement de l’ensemble.
Attention, une entreprise, même très bien organisée, ne peut pas être excellente dans tous les domaines. Renseignez-vous, demandez toujours au moins trois devis détaillés, pour obtenir le prix de chaque prestation et n’hésitez-pas à comparer avec les prix de la distribution spécialisée. En effet, sous couvert d’un « professionnalisme », certains peuvent vous vendre bien plus cher une suite logicielle identique à celles que vous trouvez dans le commerce…
Privilégiez des spécialistes, soit de votre activité de CE, soit d’un domaine spécifique comme la vente de matériels.
Un logiciel pour la comptabilité de votre CE
La plupart des CE choisissent de réaliser leur gestion comptable en interne et de demander à un expert de vérifier leurs comptes – et ceci, souvent bien au-delà des obligations légales nouvelles…
Acheter un logiciel de comptabilité, est une bonne alternative à l’externalisation totale de votre comptabilité. Celui-ci donne la possibilité de gagner du temps tout en diminuant le risque d’erreurs. De plus, vous pourrez faire vos extractions et disposer de vos informations bien plus rapidement.
Les qualités indispensables d’un bon logiciel de comptabilité…
Il doit être homologué et correspondre à la normalisation exigée par l’administration fiscale. Vous devez pouvoir le tester, ce qui vous permettra de vérifier sa facilité d’utilisation et son ergonomie. Dans le cas de la gestion comptable en interne, il en faut un qui fasse les deux grosses caractéristiques des logiciels « experts » : la liasse fiscale et les annexes des comptes annuels.
Pour une praticité maximale, il doit être compatible avec le système de votre expert comptable et les autres logiciels que vous utilisez. Par exemple, la remontée des achats d’activités sociales de vos salariés en ligne, directement dans votre logiciel, est très pratique.
La vie change, votre logiciel doit être souple et évolutif. L’aide au paramétrage et la maintenance sont aussi des facteurs à ne pas négliger.
Le logiciel comptable du CE sera utilisé par plusieurs personnes ou commissions du CE, il est important d’évaluer le niveau comptable des personnes qui seront chargées d’utiliser ce logiciel.
Un site Internet pour votre CE… et plus encore !
Aujourd’hui, un simple site Internet pour votre CE ne suffit pas. Il vous faut intégrer un grand nombre de fonctionnalités. Tour d’horizon des multiples options disponibles sur le marché.
La création d’un site web attractif à vos couleurs est un basique. Actuellement, les sociétés qui développent les sites des CE proposent une multitude de fonctionnalités pratiques tant pour les salariés que pour les élus. Compte tenu de l’évolution des usages des nouvelles technologies, le site doit être « responsive » c’est-à-dire accessible à partir d’une tablette ou d’un smart-phone.
L’achat de produits
Le fait que vos bénéficiaires puissent directement acheter les produits que vous proposez ou disposer de chèques-cadeaux ou de chèques-lire dématérialisés fait gagner du temps à tous. Ce service est particulièrement utile quand le même CE s’occupe de plusieurs sites éloignés les uns des autres.
La billetterie
Réservations de voyages, de spectacles, de séances de cinéma : la billetterie peut prendre différentes formes comme l’intégration d’une billetterie généraliste ou de la billetterie propre à chaque prestataire. Pour faire votre choix, il vous faut imaginer les différentes ergonomies. Il est aussi intéressant de comparer les prix payés par vos bénéficiaires car maints prestataires touchent des marges arrière de la part des prestataires qu’ils vous imposent en créant votre site.
Pour les bénéficiaires, suivre son compte CE
Sur un site bien fait et bien organisé, chacun de vos bénéficiaires dispose de son propre espace. Il peut y mettre à jour les documents qu’il transmet chaque année au CE, par exemple son relevé CAF ; il a accès à ses droits annuels et ses droits restant pour l’année, ses achats et réservations effectués par date et thème. Il peut enregistrer un numéro de carte bleue et faire débiter les prestations sur ce compte.
A partir du site Web, développer les liens
Le site vous permet de garder un lien permanent avec vos bénéficiaires. Peut lui être associé, une messagerie spécifique, un blog ou un forum afin de créer un véritable dialogue. Attention, compte tenu de la sensibilité des propos, il faudra un modérateur qui pourra contrôler d’éventuels dérapages… Pour compléter votre dispositif, vous pouvez associer à votre site, l’envoi de newsletter ou de campagnes e-mails et même créer des sondages et des enquêtes en ligne pré ou post action.
La vogue des applications pour mobiles
Une application mobile dédiée peut coûter très cher. Seul un CE assez important aura les moyens d’en développer un, spécifique. Néanmoins, des solutions existent, à prix abordables. Ces solutions permettent à vos collaborateurs d’avoir accès aux informations que vous diffusez et aux activités sociales 24/7. Ainsi, qu’il s’agisse d’informations générales sur l’entreprise, de mesures de négociation, ou encore de formation proposées, le mobile est un moyen de communication efficace en temps réel.
Configurations en multi-établissements, avec des offres nationales ou locales ; création d’alertes personnalisées aux intérêts du bénéficiaire (avant première de théâtre ou week-end à bas prix) un grand nombre de fonctionnalités peuvent vous être proposées.
Vérifiez bien que l’application que vous souhaitez développer sera accessible sur Apple Store, Android, Windows Phone, afin que tous les salariés en bénéficient.
