Les sous-traitants des secrétaires de CSE qui proposent leurs services de rédaction des procès-verbaux de CSE sont très nombreux.
Le Secrétaire du CSE est seul responsable du PV de réunion. C’est aussi lui qui rédige et diffuse l’ordre du jour. Compte tenu du nombre croissant de responsabilités auxquelles le Secrétaire doit faire face, il peut être tenté par sous-traiter la tâche de la rédaction, qui prend beaucoup de temps et peut être considérée comme une tâche ingrate.
De plus, celui qui rédige manque de recul et le Secrétaire souhaite conserver un œil neuf sur le PV, document dont il est responsable et redevable en cas d’erreur. Attention, le secrétaire du CSE ne peut, sous aucun prétexte, déléguer cette tâche de rédaction au service RH de l’entreprise.
En revanche, il peut confier la prise de notes ou l’enregistrement et la rédaction du Procès-Verbal à une autre personne : un autre élu, un employé du CSE ou un prestataire extérieur. Le premier avantage à déléguer cette tâche permet au secrétaire de pouvoir se concentrer sur les échanges et de participer pleinement à la réunion.
Si le CSE fait le choix de recourir à un prestataire externe, le Secrétaire du CSE conserve la charge légale qui lui incombe vis-à-vis du procès-verbal. Il est responsable du contenu et de la diffusion du PV dans l’entreprise, il doit donc veiller à relire et corriger le procès-verbal quand il est rédigé par un prestataire extérieur. Un rédacteur professionnel est capable de rédiger des procès-verbaux à partir d’un fichier sonore ou en se déplaçant sur le lieu de la réunion. Sa capacité à suivre de manière régulière les activités d’un CSE et à rédiger dans des délais courts en fait un allié indispensable pour du Secrétaire.
Le recours au prestataire extérieur est décidé en CSE. La requête doit être formulée par le Secrétaire, débattue par les membres du CSE et soumise au vote. Dans la mesure où cette décision impacte le budget de fonctionnement du CSE, les élus titulaires, ou les suppléants en cas d’absence, peuvent y participer. Si la proposition de recours à un prestataire extérieur recueille un avis favorable, l’entreprise peut participer à son financement. Ce choix peut être motivé par la nature légale du document et son importance en matière de dialogue social.
En confiant la rédaction des procès-verbaux à un professionnel, le Secrétaire de CSE s’assure d’obtenir une retranscription scrupuleuse des propos échangés lors d’une réunion par une personne qui se situe hors des enjeux qui règlent les relations entre élus et employeurs. Ce recours à un prestataire extérieur est ainsi un gage d’indépendance dans la mesure où les rédacteurs font preuve de neutralité et de déontologie dans l’exercice de leur fonction.
Le rédacteur doit remettre son travail au secrétaire qui prendre le temps de le relire et de s’assurer qu’aucune information n’a été omise.
La forme du procès-verbal
La société de rédaction est à même de fournir le procès-verbal sous différents formats : du compte-rendu in extenso, appelé aussi mot à mot, jusqu’à une synthèse très courte, en passant par différents niveaux qui sont généralement calculés en nombre de pages par heure de réunion. Au cours de la rédaction du PV, les marques d’oralité sont supprimées et les propos sont reformulés dans un langage clair et concis avec une logique qui suit celle de l’ordre du jour.
Toutes les séances du comité d’entreprise ou du comité social et économique doivent être consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire et résumant l’ensemble des discussions, des positions prises par les divers intervenants et des décisions éventuellement arrêtées.Il n’est pas rare que ce procès-verbal fasse l’objet de contestations, notamment de la part du président, qui peut lui reprocher de ne pas être conforme aux propos tenus en séance.
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