EKIPEA

La gestion du CSE peut apparaître souvent comme complexe, surtout pour les nouveaux élus. Compter au quotidien sur un partenaire de confiance auquel on peut poser ses questions est important. Comptabilité, gestion, communication et billetterie : EKIPEA est avec vous !

Nombreux sont les prestataires qui proposent des solutions ‘tout inclus’ aux CSE. Une seule faille : les CSE et salariés restent souvent seuls face à ces outils. Prenant le contrepied du ‘tout technique’, EKIPEA mise avant tout sur l’humain et la relation avec ses clients.

Aux côtés du CSE et des salariés depuis 20 ans, les Coékipiers les aident dans le passage au digital. Écoute et qualité de service sont toujours au rendez-vous…

Thierry Colin, fondateur et dirigeant d’EKIPEA a en effet, lancé sa société pour rendre service aux femmes et hommes, élus de CSE tout en proposant les outils adéquats : logiciel de comptabilité, site Internet de communication, mise en place d’une solution de billetterie : le marché des solutions aux CSE est très dynamique.

Vous avez un collaborateur dédié…

C’est en 2018 que Thierry Colin a développé la plateforme EKIPEA, qui fonctionne comme nulle autre.

« Les élus intègrent les données liées aux ayants-droits et gèrent les activités du CSE. Mais grâce à une organisation tripartite entre le CSE, un cabinet comptable partenaire d’EKIPEA et EKIPEA, les élus disposent d’une comptabilité à jour, qui devient un véritable outil de gestion » nous explique-t-il.

« Nous avons en quelque sorte inventé le premier logiciel partagé pour CSE ».

Le CSE saisit simplement les inscriptions, ventes, encaissements, tandis que le ‘Coékipier’ s’occupe des tâches fastidieuses, complexes et chronophages au fil des informations reçues (paramétrage, import de données, stocks, rapprochement bancaire, lettrage …).

Un expert-comptable partenaire extérieur travaille de manière collaborative sur la même plateforme et assure la révision et la clôture des comptes.

Chez EKIPEA, les élus disposent d’un ‘Coékipier’ un interlocuteur privilégié en toutes circonstances et pour toutes questions, au quotidien.

Pour les nouveaux élus, la plateforme d’EKIPEA est idéale : ils peuvent démarrer leurs missions en toute confiance, bien accompagnés ; avec un coékipier disponible pour répondre à leurs questions et assurer une grande partie du travail administratif. Comme le dit Thierry COLIN, « finalement les gros CSE ont les moyens d’embaucher un(e) salarié(e) administrative. Et bien avec EKIPEA, les CSE n’ayant pas les budgets pour cela peuvent externaliser et bénéficier d’un(e) assistant(e) à moindre coût mais surtout expert(e) en CSE. La seule chose que le Coékipier ne fait pas, c’est de tenir les permanences. Mais un jour en mode hologramme pourquoi pas ! ».

Externalisation du traitement des remboursements : c’est Nouveau !

Au-delà de la comptabilité, les CSE passent souvent beaucoup de temps à traiter les remboursements des activités des salariés (licences, culture & loisirs, centre aéré des enfants, …) ; ils en ont parfois 2000 à traiter par an !

Externaliser cette prestation est possible et EKIPEA le fait pour vous ! L’organisation est simple.

Avant de démarrer la prestation le CSE et le coékipier mettent en place une feuille de route dans laquelle sont précisées : les activités à rembourser, les montants à rembourser par activité, le type de justificatif à demander.

Sur la plateforme, le salarié dépose tout simplement les éléments de son dossier (frais de centre aéré, de vacances, licence sportive, etc.) qu’il souhaite se faire rembourser.

Puis, le coékipier contrôle le dossier pour savoir s’il est éligible au remboursement. Une fois cette tache effectuée, il met le dossier en règlement s’il est complet et qu’il entre dans les critères du CSE, sinon, il le bloque et envoie un message au salarié pour justifier du non-traitement de sa demande.

La mise en paiement s’opère par virement bancaire ; le salarié pouvant déposer son RIB en ligne. Le Coékipier fournit en fin de mois le fichier de virement au Trésorier qui n’a plus qu’à le déposer sur le site de sa banque.

Une e-Billetterie enrichie pour répondre à toutes les attentes

Alors que les billetteries renvoient la plupart du temps le salarié vers un site externalisé, celle développée par EKIPEA au contraire est bien intégrée au site et à l’application mobile du CSE et lui permet de proposer une application unique aux salariés.

Les salariés retrouvent l’ensemble des informations liées à leur CSE et peuvent effectuer toutes les réservations ou achat à partir d’une unique application : PocKet’CE.

Qu’ils veuillent prendre connaissance du PV de réunion, commander leurs chèques vacances, s’inscrire à une sortie, déposer leur dossier de remboursement pour leur abonnement sportif ou le centre aéré de leurs enfants, ou commander des e-billets de cinéma, parcs ou spectacles en bénéficiant de la subvention de son CSE : tout se passe sur le site du CSE et sur PocKet’CE.

Le +, la e-Billetterie Permanence

Mais aujourd’hui, tous les salariés ne sont pas à l’aise dans l’utilisation des outils digitaux et certains CSE souhaitent conserver la relation qui les unit aux salariés. De plus, c’est souvent lors de l’achat de billetterie lors des permanences que les échanges ont traditionnellement lieu entre les salariés et les élus.

C’est pour cette raison qu’EKIPEA, spécialiste des solutions qui créent du lien a inventé la e-Billetterie Permanence qui offre autant de possibilités que la e-Billetterie classique.

Le principe est simple : une personne du CSE passe la commande des e-billets sur le logiciel de gestion d’EKIPEA de la même manière que pour une vente traditionnelle « au comptoir ». Le salarié bénéficie des subventions, paye le solde au CSE avec les moyens de paiements habituels.

L’élu reçoit en quelques secondes l’e-Billet sur son PC, l’imprime sur place et le remet en main propre au salarié.

« Un système UNIQUE sur le marché, parfait pour les CSE dont les bénéficiaires ont besoin d’être accompagnés dans la transition numérique ou pour qui la permanence doit être conserver son statut de point de contact avec les salariés. C’est le « Digital Social » ! » souligne Thierry Colin.

EKIPEA a remis l’humain au cœur des missions des CSE… déjà plus de 300 CSE lui font confiance !

Nouveau : l’agence de communication des CSE

Dans le domaine de la communication du CSE, EKIPEA propose des outils de communication : site Internet et application mobile, sur lesquels les élus sont formés pour être autonomes.

Aujourd’hui, EKIPEA va plus loin. Qu’il s’agisse de créer un support de communication, de rechercher des goodies à distribuer, de mettre en place un calendrier de l’avent, de mettre à jour le site Internet ou l’application, de créer un tutoriel vidéo ou des événements digitaux comme un jeu concours ou une tombola, de créer et diffuser les newsletters aux salariés… EKIPEA se charge de tout !

Le calendrier de l’avent 2023 : Comment ça se passe ? EKIPEA sélectionne et propose une liste de cadeaux achetés par le CSE ; chaque jour, un salarié connecté à la plateforme gagne un cadeau. Le gros lot sera attribué par tirage au sort le dernier jour du jeu.

« L’objectif est que les salariés se connectent à la plateforme et apprennent à connaître tous les avantages qui s’y trouvent ».

Pour fêter Pâques cette année, EKIPEA a caché des petites photos de lapins sur les sites et les salariés devaient les trouver ; les gagnants ont été tirés au sort pour recevoir les lots prévus par le CSE.

Côté outils de communication ‘papier’, EKIPEA conçoit les flyers, affiches et livret d’accueil.