Que vous choisissiez de rédiger vous-même votre PV de réunion ou que vous passiez par un prestataire, la question de la forme du PV se posera. Quoi choisir, quand et pourquoi ? Voici quelques réponses…
Pour rappel, le procès-verbal du CSE est une obligation légale ; la loi est claire sur le sujet (article L2315-34 du Code du travail). Ce n’est pas à l’employeur, à une assistante de direction, au délégué syndical ou à un membre autre que le secrétaire, de rédiger le procès-verbal du CSE. Cette mission revient au secrétaire du comité social et économique. Ce dernier peut se faire assister et s’appuyer sur les notes ou enregistrements des séances. Il peut demander à ce que les intervenants relisent les passages qui les visent pour s’assurer de leur intégrité. Il est adopté en réunion de CSE. Après son adoption, le procès-verbal fait foi des débats et délibérations. Il peut être affiché ou diffusé auprès des autres salariés, selon les modalités précisées par le règlement intérieur du CSE.
L’enregistrement des réunions est aujourd’hui conseillé. Si parfois certains expriment leurs arguments trop vivement et le regrettent, il n’est cependant pas le rôle du PV d’adoucir les propos des uns ou des autres. L’enregistrement permet de départager les parties prenantes pour l’approbation du PV.
Qu’est-ce qu’un bon PV de réunion ? C’est avant tout un PV où les débats sont clairement rapportés, neutre en termes d’opinion fidèle aux discussions et surtout efficace sur le plan rédactionnel. Il se doit donc d’être bien structuré et concis. Particulièrement chronophage, la rédaction des PV peut être sous traitée auprès d’une société de prestation spécialisée. Il peut prendre plusieurs formes.
Les comptes rendus les plus fournis sont le compte-rendu exhaustif et le mot à mot. Le mot à mot, comme son nom l’indique précise chaque intervention, au mot près. Le compte rendu exhaustif corrigera quelques défauts de langage oral et pourra par exemple corriger les erreurs de syntaxe et de grammaire.
Ensuite, existent plusieurs types de synthèses. Chaque cabinet apporte des noms qui lui sont propres pour qualifier le produit final. Globalement, on va qualifier la synthèse par un nombre de signes par heure. Entre un feuillet et cinq feuillets de l’heure de débat, on imagine bien que le niveau de détail est très différent.
Si tout va bien au sein de votre entreprise, que le climat social est positif, ainsi que les relations avec la direction, il n’est pas nécessaire de réaliser ou faire rédiger un procès-verbal exhaustif. Une synthèse avec les principaux pour l’adoption d’une mesure, sans omettre les quelques arguments contre, éventuellement évoqués, suffiront. En revanche, plus le climat social de l’entreprise est tendu, plus il sera nécessaire d’établir un PV exhaustif afin que la preuve qu’il constitue auprès d’un tribunal soit la plus fournie possible.
Côté délais et à défaut d’un accord particulier ou de règles déjà précisées par ailleurs, le PV du CSE doit être produit dans les 15 jours qui suivent la réunion plénière (article R2315-25 du Code du travail).
Mais attention, la confidentialité tient au respect de l’obligation de discrétion des membres et surtout du secrétaire de séance qui a la charge de rédiger les PV de réunions. Dans ce cadre, il doit veiller à ne pas divulguer des informations confidentielles, privées ou mensongères tant dans la rédaction que dans la diffusion ou l’affichage.
