Le Comité d’entreprise a deux rôles complémentaires : un rôle économique et un rôle social. Si pour exercer son rôle économique, le CE dispose d’un budget d’au minimum 0.2% de la masse salarial ; pour mettre en œuvre son rôle social, le CE doit négocier son budget avec l’entreprise. Interview de Jean-Luc Scemama, Expert-comptable, Président du Cabinet Legrand.
Que le comité d’entreprise délègue ou non certaines compétences à l’entreprise, notamment pour faciliter leur organisation, c’est bien lui qui est au cœur des décisions et de la mise en œuvre de l’ensemble des activités sociales et culturelles de l’entreprise. A ce titre, il gère un budget négocié avec l’entreprise, pour le compte des salariés.
Statut de prestataire ou de salarié : comment choisir ?
La révolution des modes de travail touche aussi les CE. Pour animer votre CE, vous faites appel à des personnes extérieures. Vous en salariez peut-être certaines alors que d’autres sont payées sur facture, pour une prestation. « Lorsque le CE fait appel une fois par an à un clown ou à un magicien, il s’agit d’une prestation. Ces personnes sont le plus souvent des auto-entrepreneurs, ce qui arrange les CE et leur évite d’effectuer un grand nombre de déclarations. Ce statut est aussi avantageux pour la personne elle-même qui paie peu de charges sur le prix HT qu’elle reçoit. En revanche, dès que la prestation dure dans le temps, est redondante ou qu’elle intervient pour des tâches quotidiennes et/ou que la personne qui intervient le fait sous le management direct du CE, mieux vaut salarier l’intervenant ».…
Les élus, face à leurs responsabilités, doivent s’informer, se former et échanger afin de trouver les solutions qui satisfont les salariés et correspondent à leurs souhaits, tout en respectant ses obligations légales. Voici un éventail de réponses aux questions qu’ils peuvent se poser…
Comment le CE doit-il s’organiser en termes de commissions et de budget ?
Selon l’effectif de l’entreprise, le comité d’entreprise doit se structurer, notamment avec des commissions obligatoires : concernant le logement, la formation professionnelle et l’égalité professionnelle, dès que l’entreprise dépasse 300 salariés et la commission économique si elle franchit le seuil de 1 000 salariés. Par ailleurs, la mise en place d’une commission des marchés est obligatoire si le CE dépasse 2 des 3 seuils suivants : effectif supérieur à 50 salariés, ressources dépassant 3,1 millions d’euros et bilan excédant 1,550 million d’euros. Composée de titulaires, cette commission veille aux modalités d’achats selon des modalités bien définies. Ainsi, tout achat de plus de 30000€ doit faire l’objet d’une procédure d’appel d’offre. Les seuils rendant cette commission obligatoire sont les mêmes qui génèrent l’obligation pour le CE de nommer un commissaire aux comptes pour auditer ses comptes. L’objectif est que les règles de fonctionnement soient parfaitement transparentes, car les élus gèrent, ne l’oublions pas, des fonds qui appartiennent aux salariés.
Mais attention, les activités sociales et culturelles gérées directement par l’employeur entrent bien dans le budget du comité d’entreprise. Si des éléments ne sont pas clairement définis dans le budget, l’URSSAF peut faire perdre ses exonérations au CE qui constituent une tolérance et non un droit !
Et pour les petits CE ?
C’est le règlement intérieur du comité d’entreprise – obligatoire – qui définit les modalités d’appel d’offre, le montant des cadeaux offerts au personnel, les critères et les modalités d’attribution aux salariés.
On a souvent l’impression que les tickets restaurants ou le restaurant d’entreprise sont des ‘cadeaux’ de la direction de l’entreprise pour les salariés : qu’en est-il réellement ?
Il est vrai que dans les TPE, ce sont les dirigeants qui vont – ou non – proposer des tickets restaurants et prendre en charge une quote-part de la valeur de ces tickets. Dès que l’entreprise a une taille suffisante pour avoir un comité d’entreprise, le budget pris en charge pour les repas – hors des frais de déplacement pour l’entreprise – est bien sous la responsabilité du comité d’entreprise.
En revanche, le CE n’est souvent pas structuré pour gérer la restauration et toutes ses composantes logistiques, sociales et techniques ; c’est pour cela qu’il soustraite souvent ce service à un prestataire extérieur. Concernant les tickets restaurants, l’employeur peut prendre en charge jusqu’à 60% de la valeur faciale des tickets, dans la limite de 5,38 €, sans que cela ne constitue un avantage en nature imposable pour le salarié. Il va directement déduire la part incombant au salarié de sa fiche de paie. Le montant payé par l’entreprise est déduit de sa dette au CE sur le budget des activités sociales et culturelles. C’est souvent parce que l’employeur s’occupe des fiches de paie, et donc par praticité, qu’il gère ce service, au même titre que la mutuelle souvent …
Une bonne communication entre le CE et la direction des ressources humaines de l’entreprise permet de faciliter la gestion des ASC. Par exemple, le CE consent parfois une aide spécifique sous forme de prêt aux salariés en difficulté. Il fera appel à la DRH de l’entreprise pour assurer le remboursement qui pourra être prélevé sur la fiche de paie. Des justificatifs des comptes entre le CE et l’entreprise entrent dans la comptabilité de chacun.
Les vacances aussi constituent des dépenses importantes dans le budget des CE. Pouvez-vous rappeler les principales règles qui régissent ce poste ?
La rédaction du règlement intérieur du comité d’entreprise et son approbation par les salariés sont des étapes importantes pour la validation de la politique générale du CE. En effet, la participation du CE pour les vacances des salariés et les critères d’éligibilité doivent être inscrits au règlement intérieur. Par exemple, les conjoints ne bénéficient normalement pas de prestations. En revanche, le CE peut décider de favoriser les familles ayant de faibles revenus, comme les foyers non imposables. Les grands comités d’entreprise ont conservé leurs propres centres de vacances, ce qui permet aux salariés de payer de faibles contributions car le CE– contrairement aux organismes privés – n’a pas vocation à faire des bénéfices sur ses prestations.
Les enfants des salariés sont souvent les premiers bénéficiaires de ces centres. Le CE peut également proposer des chèques vacances, dont le montant est limité par an et par salarié. Les salariés peuvent acheter des billets de cinéma à tarif réduit, non liés au nombre d’enfants.
Faire bénéficier ou non les retraités de l’entreprise de prestations fait là aussi partie de la politique du CE et doit être inscrit au règlement intérieur, puisqu’ils ne contribuent plus à la masse salariale de l’entreprise. Généralement, quelques places leur sont réservées dans les voyages de groupes et ils peuvent être conviés à la fête annuelle. C’est un moyen de reconnaissance de la contribution des anciens. L’URSSAF laisse une tolérance sur ces dépenses.
La question des célibataires est de plus en plus sensible. Généralement, afin qu’ils ne se sentent pas lésés dans les choix de dépenses du CE, celui-ci leur offre chaque année un cadeau lors de la fête des célibataires, contrebalançant ainsi les cadeaux faits aux familles. Adapter la contribution des salariés en fonction de les revenus familiaux, et notamment leur niveau d’imposition nécessite la connaissance de cette information à travers l’avis d’imposition des salariés. Cette pratique pose la question – tout comme le prélèvement à la source – du droit de chacun de protéger sa vie privée… Une question non encore tranchée…
Les règles de tolérance de l’URSSAF : attention aux disparités régionales !
Pas facile de bien respecter les règles fiscales quand on est un comité d’entreprise. En effet, le Groupe Legrand, fort de son expérience sur tout le territoire national, a pu constater que les règles de tolérance pour les CE peuvent être disparates d’une région à l’autre. « Il est important que chaque CE prenne contact avec son URSSAF afin de vérifier le niveau de tolérance de celui-ci, notamment par rapport aux cadeaux faits aux salariés » explique Jean-Luc Scemama, son dirigeant.
Autre question qui touche à la gestion des ASC : les cadeaux que les prestataires font aux élus… Comment gérer ces actions commerciales ?
Bien évidemment, les cadeaux des prestataires aux élus restent un sujet sensible. Leur gestion nécessite une organisation adaptée, car les élus ne doivent pas bénéficier d’avantages par les fonctions qu’ils occupent. Au niveau comptable, accepter de tels cadeaux peut être apparenté à un détournement et un abus de confiance. Mon conseil aux élus est d’être clair dans les dépenses. Ils peuvent ainsi organiser des jeux ou des tombolas et mettre en jeu ces cadeaux afin de respecter l’équité entre tous. Par exemple, chaque voyage doit faire l’objet d’une liste précise des bénéficiaires et des tarifs réglés.
Nous n’aurons de cesse de convaincre les CE que c’est grâce à la formation qu’ils maîtrisent les tenants et aboutissants de leur gestion…
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