Aujourd’hui, le marché des éditeurs est si dense et les offres en matières d’ERP à destination des CE si multiples, qu’il est parfois difficile de se décider et surtout, de faire le bon choix au final. Voici quelques conseils pour orienter votre décision.
Ce qu’on trouve communément sur le marché
La plupart des éditeurs que vous allez rencontrer vont vous présenter un progiciel standard, lequel vous pourrez compléter avec des modules optionnels. Dans les faits, la plupart de ces modules sont finalement essentiels et certains éditeurs n’hésitent à les facturer de façon plus importante. Autre point important, certains éditeurs vous vanteront la facilité et l’accès simplifié en terme d’utilisation à leur progiciel. Une fois en main, vous vous apercevrez qu’il en est tout autre ! En clair, vous allez solliciter soit une formation soit l’aide d’une hot-line. Un certain nombre de questions doivent donc se poser au préalable pour être sûr de valider votre choix de progiciel et surtout, pour être assuré d’une qualité de continuité de service au niveau de l’ensemble du CE. Enfin, la plupart des progiciels à destination des CE proposent une prestation globale en intégrant les offres commerciales, les chèques cadeaux et les remises et en les rendant visibles aux salariés. Si certains CE préfèrent ce système, d’autres en revanche y sont plutôt réfractaires et privilégient une totale liberté par rapport au choix et à la gestion de leurs partenaires.
Les questions que tout CE devrait se poser avant de choisir son logiciel de gestion
Quid de la hot-line : est-elle payante ou non ? Est-elle basée en France ou à l’étranger ?
La formation reçue au départ est-elle suffisante pour la suite ?
Comme se traduit l’accompagnement du prestataire à terme ?
Que se passe-t-il en cas de changement (nouveau trésorerie, évolution structurelle de l’entreprise, nouvelles fonctionnalités à ajouter) ?
Le système d’information du CE sera-t-il toujours à même de supporter l’implémentation et les mises à jour du progiciel ?
Comment sont gérés les prestataires du CE avec ce progiciel ?
Le progiciel a-t-il été pensé 100% pour un CE ?
Les bons conseils pour optimiser son choix de progiciel CE
Au départ, il convient de définir un cahier des charges complet et précis. Chaque CE a ses propres besoins de gestion. Certains CE souhaitent un logiciel de comptabilité uniquement quand d’autres ont envie d’un package plus global, intégrant la gestion des ayants droit. Ensuite, il s’agit d’opter dans un premier temps pour une formule qui répond strictement à son besoin. Inutile d’ajouter tout de suite des modules optionnels. Autre point, qui dit CE, dit aussi instance sociale et humaine. C’est pourquoi, le progiciel choisi ne doit en aucun cas réduire à son minimum le rôle d’un CE auprès des salariés. Il est important qu’il puisse garder la main par exemple sur l’émission de certains titres ou le paiement. Si vous êtes en phase de clôture annuelle des comptes du CE, assurez-vous que l’éditeur de votre progiciel vous accompagne dans cet exercice complexe. Enfin, concernant l’aspect budgétaire, vérifiez bien le coût total (achat, mise en place, maintenance…) pour ne pas avoir de mauvaises surprises ensuite.
